Nitro Productivity Suite: Análisis

¿Qué es Nitro Productivity Suite? Es un nuevo producto de Nitro Software Inc. para usuarios particulares y empresas. Se compone de los siguientes elementos:

  • Nitro Analytics
  • Nitro Cloud
  • Nitro Pro
  • Nitro Admin
  • Éxito del cliente

Los elementos de la suite (Nitro Pro, Nitro Cloud, Nitro Admin, Nitro Analytics y Éxito del Cliente) están disponibles solo para empresas a un cierto límite de licencias.

Hay tres tipos de licencias: individual (Nitro Pro, Nitro Cloud), Business (Nitro Pro, Nitro Cloud, Nitro Admin y respuesta en menos de 4 horas), Enterprise (todos los elementos disponibles más respuesta en 2 horas).

Nitro Analytics

Nitro Analytics es como una herramienta de medición que puedes usar para recolectar valiosos datos sobre la productividad y el flujo de trabajo de documentación de tus empleados. ¿Sabías que solo uno de cada diez trabajadores del conocimiento tiene acceso a un editor de PDF, a pesar del hecho de que sobre el 70% de loa archivos adjuntos en el email están en formato PDF?

Nitro Productivity SuiteAsí que puedes imaginar cuánto tiempo gasta un solo empleado, si no tiene acceso inmediato al software que necesita. Con Nitro Analytics podrás comprender las necesidades documentales del flujo de trabajo diario de tu organización, incluidos los procesos basados en papel que no son necesarios. En su lugar, puedes optar por lo digital, lo que ahorra papel, no cuesta prácticamente nada y es más fiable. Al usar los resultados recogidos puedes eliminar las ineficiencias haciendo uso de funciones que se suelen pasar por alto, para crear un flujo de trabajo más eficiente e inteligente.

Nitro Cloud

Nitro Cloud es un servicio para compartir en la nube, que pueden usar tus empleados para compartir documentos de forma segura. También pueden usarlo para trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, sin importar dónde estén. Esta herramienta colaborativa permite comentar, rastrear el flujo de trabajo con la ayuda de notificaciones en tiempo real y ver analíticas.

Nitro Cloud es altamente seguro, gracias a los distintos protocolos que proporciona, como SSL AES, SOC 2 Type 2, HIPAA y Privacy Shield. Por lo tanto, no es una sorpresa que muchas de las compañías de la lista Fortune 500 confíen en Nitro para el trabajo de documentación de sus empresas.

Nitro Productivity SuiteLa principal funcionalidad de Nitro Cloud es su compatibilidad con firmas electrónicas. Sí, puedes firmar documentos digitalmente para autentificarlos, algo que, como puede que sepas, está aceptado legalmente. También puedes usar la nube para pedir a un contacto que también firme un documento. ¿Y lo mejor? Quienes tienen que firmar ni siquiera necesitan una cuenta de Nitro para firmar el documento. Y, como las firmas electrónicas funcionan con cualquier navegador web de escritorio o smartphone, hace el trabajo más fácil todavía.

Nitro Cloud se incluye en Nitro Pro, lo que significa que puedes usar todas sus funciones online, incluyendo la conversión de documentos, combinar PDF, etc. Los PDF que creas con Nitro Pro pueden guardarse en varias ubicaciones, incluyendo Nitro Cloud, Alfresco, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive para Empresas, SharePoint 365 y SharePoint 2013, o de forma local en tu ordenador.

Nitro Pro

Este es el editor y visor de PDF que conocemos desde hace años, y está disponible como programa independiente. La diferencia entre la versión normal y la que obtienes como parte de Nitro Productivity Suite es que viene con el resto de funcionalidades que hemos mencionado en este análisis.

Nitro Pro es, con diferencia, el mejor editor de PDF para Windows. Simplemente no hay otra aplicación que consiga reunir tantas funcionalidades. La interfaz de usuario del programa está diseñada, según la definición de la propia compañía, para ser “una interfaz intuitiva al estilo de Microsoft Office”. Esto permite a los usuarios que estén familiarizados con Word (o Excel y PowerPoint) aprender a usar Nitro Pro con un solo vistazo, lo que les permite ser muy productivos casi al instante.

La barra de herramientas de Acceso Rápido que puedes encontrar en la esquina superior puede ser personalizada para incluir tus propios accesos directos. Los que vienen por defecto se pueden usar para abrir, guardar, imprimir PDF, deshacer y rehacer la última modificación y cambiar entre los modos ratón o táctil. Si quieres más opciones, la pestaña Archivo te resultará muy útil. Esta es la única pestaña que no forma parte de la cinta de la interfaz, ya que la vista cambia a una pantalla distinta.

Nitro Productivity SuiteAdemás de las operaciones de archivo comunes, también puedes añadir tu propia información a un PDF seleccionado, como el autor del PDF o tu nombre, si es el caso, dar un título al documento, un asunto, asignar palabras clave e incluir una URL base. Puedes usar la aplicación para optimizar tu PDF, procesar documentos en lote e incluso adjuntar archivos al PDF.

Nitro Pro te permite seleccionar, copiar y pegar contenido en cualquier lugar del PDF, y esto no se limita al texto, sino que también puedes añadir o editar imágenes. ¿Qué más puede hacer Nitro Pro? Puedes usarlo para hacer capturas de pantalla, personalizar el tipo de fuente y formato, etcétera.

Puedes crear un PDF desde cero, pero debes saber también que hay una forma rápida de importar documentos existentes. El conversor de documentos incorporado en Nitro Pro permite convertir documentos de Microsoft Office como DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, otros formatos comunes como VSD, PUB, WPD, HTML, HTM, TXT o incluso otros PDF e imágenes en formato MP, GIF, PNG, JPG, TIFF y WMF para crear un PDF. Puedes usar esta opción para fusionar múltiples documentos en un archivo PDF, o convertir en lote varios archivos al mismo tiempo.

¿Qué pasa con las otras funciones? ¿Puedes convertir PDFs? Sí, puedes usar Nitro Pro para convertir PDF a formatos editables de Word y Excel, que luego puedes modificar en las respectivas aplicaciones de edición. La aplicación también tiene la opción de convertir un PDF en PDF/A (1a, 1b, 2u) o incluso guardar páginas como imágenes.

Cuenta con una herramienta de Reconocimiento Óptico de Caracteres que puedes usar para escanear una imagen y extraer el texto contenido en ella, para guardarlo en un formato editable. Las herramientas de corrección de Nitro Pro se pueden usar para hacer anotaciones, como resaltar texto, añadir notas a las páginas, comentarios a un cuadro de texto o llamadas, tachar texto o subrayar frases. Las herramientas de tampón, dibujo, formas, imágenes y adjuntar archivos pueden ser útiles en caso de que estés colaborando con otros autores, y quieras señalar algún contenido que tenga que ser editado o añadido al PDF. Otra herramienta de gran valor que hay en el programa es la de Comparar, que puedes usar para encontrar diferencias entre dos versiones de un documento.

Puedes evitar accesos no autorizados a tu PDF con varios niveles de seguridad, como con una contraseña. Las opciones Firma Rápida y Pedir Firma te permiten autentificar documentos, y también puedes usar un certificado digital para verificar los PDF. Las opciones de corrector líquido y redactar son útiles para ocultar contenido del PDF, y resulta incluso más fácil si usas las herramientas de buscar y redactar o marcar páginas para redacción.

Puedes prohibir que otros usuarios modifiquen el documento a niveles específicos, como permitir o prohibir que impriman, editen, copien o extraigan el contenido o las páginas, comentarios, firmas digitales y demás. El programa se puede usar para editar, añadir, borrar, rotar, recortar, reemplazar, dividir o extraer páginas específicas de un PDF. También puedes añadir numeración de páginas y añadir o editar encabezados y marcas de agua en cada página. Si estás creando un manual de usuario o un eBook, puedes añadir marcadores para enlazar a páginas del PDF, o incluso URL que pueden ser pinchadas para ir a tu página web.

Puedes usar Nitro Pro para hacer que los formularios de los PDF o los registros se completen con campos como cajas de texto, casillas de verificación, cajas combinadas e incluso botones de radio o códigos de barra. La opción Javascript te permite usar un código personalizado en tu formulario. Puedes importar o exportar campos de formularios del documento para editarlos. Lo que más nos gusta de la aplicación de la interfaz es la opción “Añadir Herramientas”. Esto te permite añadir accesos directos a tus herramientas favoritas y fijarlas en la cinta de Inicio. Imagina cuánto tiempo te ahorraría esto, en lugar de tener que buscar en la interfaz la herramienta particular que quieras usar.

Nitro Admin

¿Cómo puedes usar Nitro Analytics? Con Nitro Admin, por supuesto. Esta herramienta te ayuda en la organización de tu equipo informático. Esto hace posible que manejen accesos a usuarios individuales basados en identidad. Al usar el panel de control proporcionado en Nitro Admin, tus informáticos pueden activar, manejar y reasignar licencias de Nitro a tus usuarios fácilmente. También puedes usarlo para configurar nuevos usuarios, comprobar cuántas licencias están en uso o posee tu empresa, e incluso ver qué licencia se ha asignado a un usuario específico.

Nitro Productivity Suite

Éxito del cliente

Esto no es realmente una funcionalidad, sino el proceso de soporte, que está proporcionado por el Equipo Éxito del Cliente de Nitro Software Inc. Como sabrás, pasar de una aplicación con la que estás familiarizado a una nueva no es fácil. Después de todo, lleva tiempo aprender algo nuevo, ¿verdad?

Nitro Productivity SuiteA pesar de que Nitro Pro es amigable, hay algo que debes tener en cuenta. El trabajo no espera. No puedes esperar que tus empleados simplemente se acostumbres a las funcionalidades de la aplicación. No es una forma profesional de actuar. Es por eso que Nitro trabaja junto con tu empresa para proporcionar un soporte desde cero. El Equipo de Éxito del Cliente entrena a los usuarios para usar el producto y les enseña cada funcionalidad. Entonces, el equipo evaluá la situación según el progreso realizado. Y, por último, asisten a tu organización con la integración y el proceso de puesta en marcha, para reemplazar tu anterior configuración con Nitro Pro en la Nube, que ahorra a tu empresa mucho tiempo y dinero.

Nitro Productivity Suite es el perfecto ejemplo de cómo tomar un producto que ya es brillante como Nitro Pro y hacerlo aún mejor.

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